Thot et l'encodage en EAD 3 - Groupe de réflexion sur l'EAD en 2017

La présente note constitue un préambule au groupe de réflexion sur l’EAD qui sera organisé au début de l’année 2017.  Ce groupe permettra aux utilisateurs d’échanger autour des évolutions qui pourraient être apportées au logiciel THOT afin de le faire correspondre au mieux aux processus archivistiques, aux bonnes pratiques et aux normes en vigueur. 

L’objectif du texte suivant est de tenir informés nos utilisateurs au sujet de l’EAD 3.  Si l’implémentation et l’utilisation de ce dernier en France n’est pas pour demain, le sujet n’en demeure pas moins un thème d’avenir.  Bien que l’EAD 3 ne soit pas au cœur du futur groupe de réflexion, son étude et la connaissance de ses évolutions doit nous amener à réfléchir aux conversions futures de l’EAD 2002 vers l’EAD 3 et donc à réfléchir sur la manière d’encoder et d’utiliser l’EAD 2002 actuellement. La première étape de la réflexion consiste donc à présenter cet EAD 3.

Après 5 années de réflexions et d’échanges internationaux, l’EAD 3 est officiellement adoptée comme standard de la SAA en juillet 2015.  Officiellement publiée en juillet 2015 par la SAA, la mise en place de l’EAD 3 comme standard résulte de 5 ans de réflexions internationales [Note 01].  Ces dernières ont été dirigées par deux co-directeurs, Michael Rush (Université de Yale) et William Stocking (British Library), et composées d’experts américains, français, allemands, néerlandais, britanniques, italiens et suédois.  La France a participé aux travaux de révision à travers les groupes de spécialistes EAD et EAC-CPF de la CN446-9 de l’Afnor pilotés pour le premier par le Service interministériel des archives de France, pour le second par la Bibliothèque nationale de France [Note 02].

Les objectifs poursuivis par l'EAD3

Le TS-EAD (« Technical Subcommittee on EAD » de la « Society of American Archivists ») a défini trois objectifs pour la révision de l’EAD.   Le premier de ces objectifs consiste à améliorer l’interopérabilité avec d’autres standards d’encodage (EAC-CPF, METS, PREMIS) [Note 03].  Pour cela, l’EAD doit inclure des espaces de noms et permettre d’insérer des données provenant d’autres standards.  L’élément Enveloppe d’objet XML <objectxmlwrap> permet d’insérer des espaces de noms issus d’autres formats.  Cependant, son modèle de contenu n’est pas réussi et n’est donc pas utilisable correctement en l’état.  Pour favoriser l’interopérabilité, la balise Relations <relations> et ses éléments enfants doivent permettre de pointer vers des documents produits selon d’autres standards.  Cependant, comme pour <objectwmlwrap>, le modèle n’est pas clairement défini et pose problème.  Alors que cette idée de connecter les standards est une excellente idée et s’insère dans les projets futurs de mise en relation des standards archivistique [Note 04], l’EAD 3 ne se montre actuellement pas à la hauteur. 

Mais, le rapprochement avec EAC-CPF existe bel et bien : sur les cinquante-trois nouveaux éléments de l’EAD 3, trente-sept, soit soixante-dix pourcents, viennent de l’EAC-CPF.  Et, sur ces trente-sept éléments, vingt-six sont liés aux métadonnées, ce qui signifie que ces dernières constituent le principal changement de l’EAD 3.  L’élément Contrôle <control>, qui remplace l’En-tête EAD <eadheader> en EAD 3, et ses éléments enfants proviennent de EAC-CPF.  Les éléments obligatoires et facultatifs des métadonnées de l’EAC-CPF se retrouvent en EAD 3 mais ce dernier comprend en plus un élément Description du fichier <filedesc> obligatoire, pour décrire l’instrument de recherche, et un élément Représentation <representation> facultatif, nécessaire pour créer un lien vers la version livrable de l’instance EAD.

Le deuxième objectif de la révision consiste à améliorer l’utilisation et l’échange de l’EAD [Note 05].  Cela implique plusieurs choses : en premier lieu, il convient, d’une part, de définir plus rigoureusement la manière d’encoder et, d’autre part, d’encoder des données plutôt que leur présentation c’est-à-dire que les éléments de mise en forme doivent tendre à disparaître.  Ces aspects sont développés en EAD 3 grâce à la mise en place d’éléments structurés, notamment pour les descriptions physiques (Description physique structurée <physdescstructured>) et les dates (Date structurée de l’unité documentaire <unitdatestructured>), qui emploient des sous-éléments permettant de définir plus rigoureusement le contenu.  En second lieu, l’EAD 3 tend à minimiser les options de mixage de contenu c’est-à-dire que le contenu mixte est davantage uniformisé qu’en EAD 2002.  Cela est en effet obtenu car deux modèles se distinguent très clairement pour le contenu mixte.

Le troisième objectif de la révision repose sur l’amélioration de l’usage de l’EAD dans d’autres contextes [Note 06].  L’idée est de promouvoir un EAD plus interopérable et multilingue afin de fournir un accès aux descriptions archivistiques en dehors des sites web des institutions.  Cela rejoint les projets de mise en place de portails nationaux et internationaux visant à rassembler en un seul endroit les instruments de recherche encodés.  En Europe, des efforts sont actuellement fournis afin de créer des outils permettant la publication de données en provenance d’archives de toute l’Europe [Note 07].  C’est ainsi que se développe un portail des archives européennes (Archives Portal Europe).  Ce dernier repose sur le projet APEx [Note 08] dont l’objectif est d’adapter des standards archivistiques [Note 09] à une utilisation et à un cadre européens [Note 10].  La version européenne de l’EAD 2002, destinée à être employé sur le portail, est l’apeEAD, un schéma XML répondant aux besoins d’une présentation commune [Note 11]. 

L'avenir

L’arrivée de l’EAD 3 en France pose et posera de nombreuses questions : l’EAD 3 est-il compatibles avec l’EAD 2002 ?  Comment organiser les conversions de l’EAD 2002 à l’EAD 3 ?  Faut-il passer à l’EAD 3 dès demain ? Quelle doit être la place de l’EAD 3 en France ? A partir de quand est-il possible d’utiliser l’EAD 3 ?