Logiciel d'archivage mixte papier et électronique

Solution THOT



Gestion de l'archivage mixte papier et électronique THOT

Thot pour l'archivage mixte papier et électronique

THOT Full Web permet aux archivistes de gérer
- les entrées
- le récolement
- les éliminations et les tableaux de gestion
- les communications
- les descriptions et l'indexation
- les instruments de recherche
- les éditions et statistiques réglementaires

Respect des normes

La solution THOT permet de respecter l'ensemble des normes archivistiques relative à l'archivage papier 
 Isad(g), Isaar(caf), ISBD, XML EAD, XML EAC


La solution THOT permet de respecter les normes archivistiques relative à l'archivage électronique grâce au SAE M@rine
 SEDA, OAIS, NFZ 42013, ISO 15489

Solution THOT personnalisable et paramétrable

La solution THOT permet une personnalisation et un paramétrage afin de s'adapter à l'organisation de chaque service. Chaque utilisateur ne voit que les fonctionnalités auxquelles il a accès.

Le respect de normes archivistiques est transparent pour l'utilisateur. Il est possible de créer avec THOT autant de modèles de fiches de description que l'on souhaite et autant de champs d'index et de thesaurus ou de listes d'autorités. Le thesaurus W est livré en standard.

La solution THOT s'appuie sur une ergonomie full web pour les archivistes avec des technologies permettant une optimisation du travail de chacun pour une plus grande productivité : l'unicité des données permet un partage de la même information à partir des interfaces adaptées à chacun ce qui garantit la pérennité du SIA et son évolutivité.

Les hautes technologies embarquées permettent une intéropérabilité complète avec d'autres systèmes. Le SIA THOT n'est plus une brique isolé mais une brique interopérable avec d'autres éléments de son système d'information.

Le module principal THOT Archiviste dispose de toutes les fonctionnalités relatives à la Collecte, la Conservation, le Classement et la Communication.

De nombreux autres modules concernent par exemple les utilisateurs dans les services avec THOT Intranet Services Versants ou les lecteurs en salle de lecture avec THOT Intranet Lecteur ou les internautes avec THOT Internet.

Le portail THOT Intranet Services Versants

Le portail de THOT permet aux services versants d'être identifiés automatiquement et d'accéder à de nombreuses fonctions :

  • Accès aux derniers versements
  • Accès aux tableaux de gestion
  • Saisie de versement
  • Recherche mixte papier et électronique
  • Recherche simple
  • Recherche assistée
  • Recherche ciblée
  • Visualisation des fichiers numérisés
  • Accès aux fichiers électroniques
  • Traçabilité

En salle de lecture le module THOT Intranet Lecteur

THOT Intranet lecteur permet aux lecteurs en salle de lecture un accès authentifié :

  • Recherche simple
  • Recherche assistée par tout type d'index
  • Demande de communication
  • Authentification permettant une demande des cotes soumises à dérogation en cas d'accord préalable
  • Visualisation des fichiers numérisés
  • Accès aux instruments de recherche et consultation 
  • Traçabilité

THOT Internet pour les internautes

Le module THOT Internet permet la publication des données validées dans THOT automatiquement et permet aux internautes d'accéder à de nombreuses fonctions

  • Recherche simple
  • Recherche assistée par tout type d'index
  • Consultation des instruments de recherche
  • Consultation d'unités documentaires isolés
  • Visualisation des fichiers numérisés
  • Création d'un espace personnel permettant d'accéder aux dernières consultations.
  • Traçabilité

THOT Récolement déporté

Le module THOT Récolement déporté permet aux archivistes d'embarquer sur un poste autonome (portable par exemple) une partie de la base afin d'effectuer un récolement déporté.

Les données une fois contrôlées sont alors rechargées dans la base principale. THOT indique alors les changements avant validation définitive pour mise à jour du récolement.

THOT Statistiques et éditions

Le module THOT Statistiques et éditions permet de construire ses propres éditions et de les illustrer par les graphiques souhaités. Il est également possible d'introduire des sous totaux ou des calculs de moyenne ou pourcentage et de copier coller les résultats dans une suite bureautique telle que Word Excel OpenOffice ou LibreOffice.

Toutes les équations d'impression peuvent être historiées pour être rejouées à tout moment.

THOT IMPORTATION ET EXPORTATION

Le module THOT permet en standard l'exportation des données au format XML EAD pour les instruments de recherche et au format XML EAC pour les notices d'autorité.

Le module THOT Import Image permet :

  • l'importation en masse de descriptions au format bureautique
  • l'importation en masse de fichiers numérisés et leur traitement éventuel

Le module THOT Unimarc permet l'importation de données au format Unimarc

Le module THOT BIBLIOML permet l'exportation des données au format BiblioML